В ближайшее воскресенье, 10 марта, в России отмечается День работников архива. Предлагаем вниманию читателей интервью с архивариусом Тобольской комплексной научной станции УрО РАН Натальей Шумиловой. Говорят, работа архивариуса – это не профессия, а призвание человека. Такое высказывание в полной мере подходит к Наталье Фёдоровне, которая вот уже четверть века с заботой и любовью занимается архивным делом.
– Наталья Фёдоровна, на Ваш взгляд, архивариус – это интересная профессия? Чем он занимается?
- На мой взгляд архивариус – это интересная, важная и нужная профессия. Архивное дело берет свое начало еще в первой половине XVIII века. По Указу Петра I от 10 марта 1720 года были введены архивы и должности архивариусов во все государственные структуры и органы власти. В их обязанности входило: «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…». Именно эти императорские реформы и заложили основы нынешней архивной службы. Работников таких подразделений стали называть архивариусами.
Архив является важнейшей частью любого учреждения, ведь в нем можно найти информацию со времен основания организации и по сегодняшний день. «Архив» – понятие довольно широкое. Главная мысль этого понятия заключается именно в хранении, обработке информации и ее систематизации для оперативного обращения к документации при необходимости. Функции архивариуса — комплектовать, сохранять и использовать документы. Непосвященному покажется, что работа проста и незатейлива. Но на самом деле это совсем не так. Она требует знаний, опыта, усидчивости, внимательности, скрупулёзности, знания правил и перечня хранения необходимой информации.
– Почему Вы решили стать архивариусом? И на каком жизненном этапе Вы пришли к архивному делу?
- Меня всегда привлекала работа с документами, потому что узнавать историю по документам - это очень интересно, познавательно, увлекательно и ценно. Видимо, именно поэтому я и пришла к архивному делу еще в довольно молодом возрасте. Осваивать профессию архивиста я начинала в Государственном архиве города Тобольска в отделе ведомственных архивов, но больший период своей трудовой деятельности в архиве я проработала в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов. Мой 25-летний стаж работы в данной сфере позволил накопить немалый опыт в архивном деле и убедится в том, что в своё время мною был сделан правильный выбор профессии.
– Какими личностными качествами должен обладать профессиональный архивариус?
- Терпеливостью, усидчивостью, внимательностью, аналитическим складом ума, сосредоточенностью, любовью к систематизации и порядку, пунктуальностью, дисциплинированностью, организованностью, самоконтролем. Именно этими личностными качествами, по моему мнению, и должен обладать профессиональный архивариус.
– Какие школьные предметы должны хорошо знать старшеклассники, желающие в будущем стать архивариусами?
- Если выпускник решил посвятить себя архивному делу, то он должен знать историю и обществознание, русский язык и литературу, математику и географию, не плохо было бы ему знать, конечно, английский язык и даже латынь. Всё зависит от специфики организации, в которую он придет работать.
– Наталья Фёдоровна, что хранится в архиве Тобольской комплексной научной станции УрО РАН? Сколько единиц фонда насчитывает архив?
- Научный архив ТКНС УрО РАН как самостоятельное структурное подразделение был создан относительно недавно – три с небольшим года назад. За это время проведена экспертиза ценности 2000 дел. Из них 381 дело за период 1994-2015 годов было принято на постоянное и долговременное хранение. В 2023 году начат сбор и описание персональных документов учёных и их научных публикаций для формирования личных фондов научных сотрудников станции. В 2024 году такая работа продолжится.
– Расскажите, пожалуйста, как документы попадают в архив? И как долго затем они здесь хранятся?
- В делопроизводстве любой организации составляется номенклатура дел, в которой указываются сроки хранения документов.
Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Затем для описания отбираются дела постоянного и долговременного срока хранения, дела систематизируются, подшиваются, нумеруются, оформляются должным образом, составляются описи по подразделениям, и сдаются делопроизводителю для оформления единой сводной описи. Сводные описи согласовываются Экспертной комиссией, и только после проведения данной работы дела поступают в архив на постоянное и долговременное хранение.
- Какими документами сейчас пополняется архивный фонд ТКНС УрО РАН?
- Архив ТКНС УрО РАН пополняется документами двух, по срокам хранения, видов:
- документами постоянного срока хранения, это: научные труды научных сотрудников станции, приказы по основной деятельности, штатные расписания, годовые планы, годовые финансовые и статистические отчеты, годовые отчеты о научной и научно-организационной деятельности учреждения, протоколы заседаний Ученого совета и др.
- документами долговременного срока хранения, это: приказы по личному составу, личные дела уволенных работников, документы, касающиеся заработной платы работников и др;
– Наталья Фёдоровна, какие документы, хранящиеся в научном архиве вы считаете наиболее значимыми?
- Наиболее важными документами, хранящимися в архиве, являются труды научных сотрудников, так как в них представлены результаты фундаментальных исследований, значимых для отечественной науки.
- Спасибо Вам за интервью!